Het bestaande systeem was over een periode van 10 jaar ontwikkeld, specifiek op de wensen van Nouvall Engineering Services. De beperkingen van dit systeem, zowel in de stabiliteit als onderhoudbaarheid, waren de primaire aanleiding om te gaan vernieuwen. We hebben na een uitgebreide inventarisatie en data analyse een nieuwe structuur ontworpen waarmee we enerzijds historische data konden overnemen en anderzijds op de toekomst voorbereid waren.

Kandidaten, bedrijven en contractbeheer

De functionaliteit die we in eerste instantie zijn gaan (her)bouwen bestond onder andere uit;

• de volledige 'kandidaat' administratie, met hierin de personen die het bedrijf bemiddeld of heeft bemiddeld met allerlei eigenschappen die als 'matchingscriteria' worden gebruikt;
• de bedrijven en vacatures, met tevens allerlei 'matchingscriteria', waar de kandidaten op worden aangeboden;
• het volledig contractbeheer, zowel richting de medewerkers als richting de opdrachtgevers van Nouvall Engineering Services;
• een tool voor margeberekening, die bepaalt of een professional rendabel kan worden ingezet bij een opdrachtgever.

Het zwaartepunt lag in deze fase onder andere in het bouwen van een goede administratie en 'matchingsstructuur' waarmee, op basis van de criteria van de kandidaten en de vacatures, automatisch suggesties voor de invulling van een vacature worden gegeven. De kans op het missen van een goede match op een vacature is t.o.v. het oude systeem hiermee sterk afgenomen.

Daarnaast is de basis gelegd voor een de margeberekening. Dit is een berekening waarmee het systeem bepaalt of een professional rendabel bij een opdrachtgever kan worden ingezet. Op basis van een grote reeks variabelen, plus de eigenschappen van het bedrijf en de kandidaat, wordt realtime uitgerekend welke financiële ruimte er binnen de een plaatsing van een kandidaat is.

Facturatie van uren en vergoedingen

In de volgende fase van ontwikkeling hebben we een koppeling gelegd met het bestaande urenregistratiesysteem. Het uiteindelijke doel was hier een facturatieproces op te gaan baseren. Dit zou een complex systeem worden omdat tarieven per opdrachtgever verschillen, alsmede de arbeidsvoorwaarden richting de kandidaten. We hebben hier uiteindelijk een proces voor ontwikkeld wat het mogelijk maakt om iedere factuurregel aan de opdrachtgever terug te kunnen leiden naar specifieke tijdregistraties.

De kans op fouten (zowel in het gehanteerde tarief als het missen van uren) is verkleind, alsmede de hoeveelheid handwerk die nodig was bij het controleren en uitschrijven van facturen. Het proces is via de API's gekoppeld aan meerdere Exact Online administraties.

Audit- en bestandsbeheer

Ten behoeve van diverse certificeringen waar Nouvall Engineering Services aan wilt voldoen zijn uitgebreide, kandidaat-, land- en bedrijfspecifieke checklists ingebouwd die op de aanwezigheid van benodigde documenten en ingevoerde data controleren.

Dit proces werkt deels automatisch. Bijvoorbeeld bij het uploaden van bestanden, waarbij vereiste checklists vanzelf worden afgevinkt.

Verloning

Voor de verloning hebben we een met de facturatie vergelijkbaar - volledig traceerbaar - proces geschreven. Alle in het urensysteem geregistreerde uren zijn daarmee terug te leiden naar specifieke loonstroken.

We hebben met name in het overzicht op de loonstrook grote winst geboekt voor de medewerker. Ook de tijd die er zat in controle en handwerk bij het verlonen is sterk teruggedrongen. We hebben dit proces gekoppeld aan meerdere NMBRS salarisadminstraties, via de API van deze leverancier.