Industrie

Stalen buizen handelaar Herstaco getransformeerd van werken op papier naar volledig online

Voor een handelaar in stalen buizen, Herstaco BV, hebben we een viertalig online backoffice gebouwd waarin een groot deel van het bedrijfsproces is opgenomen. Er was sprake van een uitzonderlijke en uitdagende uitgangspositie: het eindproduct moest de huidige werkwijze - die nog grotendeels op papier plaatsvond - vervangen voor een online systeem, zonder de dagelijkse gang zaken te veel te beïnvloeden.

Whitney leaning against a railing on a downtown street
Offertes verwerkt
6.000+
Opdrachten verwerkt
1.200+
Buizen verwerkt
24.000+

In een aantal sessies hebben we de huidige werkwijze, zowel in de praktijk als administratief, doorgrond. Hieruit hebben we een structuur ontworpen die de praktische werkwijze volgt maar tevens de bestaande 'papieren processen' vervangt voor een digitale variant.

Omdat de transformatie een grote verandering betekende voor Herstaco hebben we er voor gekozen het ontwikkelproces bijaanvang in 4 fases op te splitsen.

In de eerste fase hebben we;

  • een aanvraag-, offerte-, opdracht-, vracht- en voorraadsysteem ontwikkeld;
  • migraties uitgevoerd van alle klant- en voorraadgegevens.

Het offertesysteem is in nauwe samenspraak met de verkoop afdeling van Herstaco ontworpen, om tot een gebruiksvriendelijk en snel proces te komen.

Eén van de grootste uitdagingen in deze fase was het voorraadbeheer. De stalen buizen zijn van enorme omvang en liggen opgestapeld opgeslagen. Vaak wordt er om deze praktische reden geen specifieke buis verkocht, maar een passende buis op specificatie. Dit maakt de betrouwbaarheid en traceerbaarheid van het voorraad- en opdrachtsysteem moeilijk, maar we hebben hier een praktische oplossing voor ontwikkeld.

In de hierop volgende tweede fase is er;

  • twee-staps beveiliging toegevoegd;
  • management rapportages en diverse export functies toegevoegd;
  • een grote reeks aan kleine verbeteringen doorgevoerd o.b.v. de ervaringen uit de eerste fase.

In de derde fase is de software uitgebreid met een facturatiesysteem.

In de vierde fase hebben we een portaal functie gebouwd waarmee een selecte groep klanten toegang krijgt tot de voorraad van Herstaco.